¿Cuánto papeleo guardas en tu hogar? Gestionar de manera eficiente los documentos más importantes que tienes en casa es muy importante, si lo que quieres mantener el orden en casa, buscar y encontrar lo que necesitas rápidamente y conservar en perfectas condiciones los documentos más valiosos: facturas, contratos de alquiler, la escritura de la propiedad.
Y aunque tenemos claro que hay que mantener toda la documentación organizada y a buen recaudo, no siempre lo conseguimos. ¿Dónde dejas los tiques de los restaurantes? ¿En qué parte de la casa tienes acumuladas las facturas? ¿Tienes localizada la escritura de tu piso? Si tienes algún que otro problema de organización con los documentos importantes en casa, vamos a echarte un cable.
A continuación, vamos a darte algunas estrategias y consejos prácticos para organizar la documentación importante en casa, descartar aquella que no te sirve de nada y mantener bien preservada la que no puedes perder jamás de vista. ¡Vamos a por ello!
1. Crea un espacio central para organizar documentos
El primer paso para organizar los documentos importantes en casa es establecer una especie de estación central o área dedicada para almacenar estos papeles. Puedes utilizar un archivador, carpetas clasificadoras o incluso una caja bien resistente. Asegúrate de que este espacio sea accesible y de que todos los miembros de la familia estén al tanto de su ubicación.
2. Clasifica los documentos para encontrarlos más rápido
Clasificar los documentos es crucial si quieres mantener el orden en casa y tenerlo todo bien organizado. Nuestra recomendación es que dividas esta estación central en secciones o carpetas dedicadas a categorías específicas, como Finanzas, Vivienda y Contratos. Dentro de estas categorías, puedes tener subsecciones más específicas que te faciliten la búsqueda.
3. Digitaliza aquellos documentos que sean más importantes
La digitalización es una herramienta muy poderosa para reducir el desorden físico y mejorar la accesibilidad. Tal vez puedas escanear tus documentos más importantes (aquellos que no deberían perderse nunca) y almacenar las versiones digitales en una carpeta segura en tu ordenador o en la nube. Esto no solo te facilitará la búsqueda, sino que también te permitirá mantener a salvo los documentos, tanto si se pierden como si se deterioran por causas físicas.
4. Archiva las facturas para no extraviar ninguna
Las facturas son documentos muy importantes, de modo que debes gestionarlas con sumo cuidado. Crea una sección específica para ellas, organizadas cronológicamente o por tipo. También puedes crear carpetas separadas para facturas pagadas y pendientes de pago, aunque al final el criterio que elijas tiene que resultarte útil. Marca las fechas de vencimiento para asegurarte de que cumples tus obligaciones financieras a tiempo.
5. ¿Dónde guardar los documentos del alquiler?
Los contratos de alquiler son documentos legales importantes que debes tener a mano. Colócalos en una carpeta etiquetada claramente y asegúrate de que estén accesibles, por si necesitas revisarlos en cualquier momento. Si hay cláusulas específicas que debes recordar, resáltalas o anótalas para facilitarte a ti mismo las cosas.
6. Escritura, hipoteca y cualquier documento que acredite la propiedad
Los papeles de propiedad, como escrituras y documentos hipotecarios, deben almacenarse en una ubicación segura y de fácil acceso. En este punto, si los documentos son de suma envergadura, podrías utilizar una caja fuerte o una carpeta resistente para que estén bien protegidos. Además, para mayor seguridad, te recomendamos tener copias digitalizadas de estos documentos.
7. Ten a la vista un calendario de impuestos
Para no perder de vista nunca la entrega de facturas, contratos y fechas de vencimiento, sería interesante que tuvieras a la vista un calendario con toda la información. Puedes ir marcando las fechas importantes o activar recordatorios para asegurarte de que nada se te pasa por alto.
8. Etiqueta y rotula documentos y carpetas
Es una cosa muy sencilla, pero puedes estar seguro de que te vendrá fenomenal para organizarte: etiquetas. Pon etiquetas en todas las carpetas y documentos para tenerlo todo claro, usa distintos colores, a ser posible. Puedes indicar fechas, nombres y cualquier otra información relevante para encontrar rápidamente aquello que necesitas, especialmente si lo tienes en papel.
9. Actualiza el papeleo de manera periódica
La gestión de documentos es un proceso vivo, que exige actualizaciones y revisiones periódicas. Por tanto, te recomendamos revisar y actualizar los documentos cada ciertos meses para eliminar aquello que sea necesario, añadir nuevos documentos importantes al compendio y asegurarte, en definitiva, de que todo está actualizado y en orden.
10. Guarda los documentos en un lugar seguro
Tener todos tus documentos más importantes a buen recaudo es primordial. Asegúrate de almacenarlos en un lugar seguro, ya sea una caja fuerte, un archivador cerrado con llave o una carpeta de almacenamiento resistente. Además, ten en cuenta la necesidad de respaldos digitales para mayor seguridad.
Si tienes toda la documentación bien organizada no solo facilitará tu día a día, sino que también te dará tranquilidad y seguridad de tenerlo todo en su sitio. Reducirás el tiempo que pierdes buscando papeles que son importantes y dejarás de acumular desorden en el hogar dedicando muy poco tiempo al día.