Contar con respaldo sólido cuando tu plan A no funciona, o no lo hace correctamente, puede salvarte de muchos quebraderos de cabeza, y más en el campo de las reformas, que suele ser terreno fértil para inconvenientes e imprevistos.
Disponer de un plan B para tu proyecto de reforma te permite salvaguardar lo que con todas tus ganas deseas llevar a cabo. Asimismo, resulta imprescindible elaborar un plan de contingencias que te impulse a no quedarte en la estocada si algo no funciona tal y como se había planeado inicialmente. Te contamos qué es un plan de contingencia y cuáles son sus objetivos, entre otras cuestiones.
¿Qué es un plan de contingencia y por qué es importante para tu reforma?
Puede que te resulten familiares los planes de contingencias para hacer frente a desastres naturales. En el caso de las reformas, la finalidad de un plan de contingencia es definir cómo se adaptará esta a los eventos relevantes o críticos que puedan alterar tus planes originales. Este paso es importante, porque el conjunto de acciones y medidas que se diseñan para hacer frente a una situación de emergencia, minimiza los efectos negativos de tu proyecto. Un plan de contingencia en una reforma es relevante por varias razones:
- Permite anticiparse a los posibles escenarios y preparar los recursos o estrategias necesarias para afrontarlos
- Reduce el impacto económico al evitar o mitigar las pérdidas y los daños
- Facilita la coordinación y la comunicación entre los diferentes actores involucrados
- Aumenta la confianza entre las partes, al demostrar su capacidad de respuesta y su compromiso con la calidad de la reforma
Cómo elaborar un plan de contingencias para tu reforma
Te contamos siete fases que deberás conocer y seguir para crear un plan de contingencias para la reforma:
Identifica los riesgos y sus consecuencias
Consiste en analizar los posibles escenarios que puedan afectar al desarrollo normal de la obra (tanto internos como externos) y evaluar su probabilidad e impacto. Para ello se pueden utilizar herramientas como el análisis DAFO (debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades).
Además, puedes consultar a personas con experiencia o conocimiento sobre el tipo, la magnitud y la ubicación de la obra. Así obtendrás su opinión sobre los posibles inconvenientes y sus consecuencias, lo que te permitirá recoger, analizar e identificar los riesgos que pueden surgir por problemas de comunicación, coordinación, motivación o seguridad.
Estima la probabilidad y el impacto
Se debe utilizar una metodología objetiva y cuantitativa para asignar un nivel de prioridad a cada riesgo en función de su gravedad y frecuencia. Para ello puedes hacer uso de la matriz de riesgos, estimando así la probabilidad e impacto de cada imprevisto.
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Establece las prioridades y los objetivos del plan
Se debe establecer un orden de importancia para cada paso del proyecto según su nivel de impacto y diseñar las medidas preventivas y correctivas que se aplicarán para evitar o minimizar los efectos de cada contingencia, así como los recursos necesarios para su ejecución.
Define las estrategias y las acciones
Diseña las medidas preventivas y correctivas que se aplicarán, así como los recursos necesarios para su ejecución. Estas estrategias y acciones deben ser coherentes con los objetivos del plan y con la normativa vigente:
- Evitar el riesgo: Se trata de eliminar o modificar el factor que origina el riesgo, por ejemplo, cambiando el diseño, el material o el proveedor.
- Transferir el riesgo: Delegar o compartir la responsabilidad del riesgo con otra parte, por ejemplo, contratando un seguro, una garantía o una subcontratación.
- Mitigar el riesgo: Se trata de reducir la probabilidad o el impacto del riesgo, por ejemplo, mejorando la calidad o la seguridad.
- Aceptar el riesgo: Es decir, asumir las consecuencias del riesgo sin tomar ninguna acción preventiva o correctiva, por ejemplo, cuando el coste o el esfuerzo supera al beneficio.
Asigna los recursos necesarios para ejecutar el plan
Se trata de establecer el presupuesto, el personal, el material, el tiempo y la logística que se destinarán a cada acción del plan de contingencia.
El objetivo es distribuir equilibradamente los recursos entre las actividades del plan de contingencia, buscando el equilibrio entre la eficiencia y la efectividad. Se debe evitar el sobreuso de los recursos, así como los conflictos o las dependencias entre ellos.
Comunica el plan a todas las partes implicadas
Esta es la parte en la que menos tardarás: basta con informar y sensibilizar a todos los actores involucrados en la reforma sobre el plan de contingencia, sus objetivos, sus responsabilidades y sus procedimientos. Así, estando todos al tanto, evitarás malentendidos y problemas mayores.
Revisa y actualiza el plan periódicamente
Por último, y como una tarea a realizar de forma periódica, es importante monitorizar y evaluar el cumplimiento y la eficacia del plan de contingencia, así como adaptarlo a los cambios que puedan surgir durante la reforma.
Errores comunes al crear el plan de contingencia de una reforma
Algunos de los errores más comunes al elaborar un plan de contingencia en una reforma son los siguientes:
- No identificar todos los riesgos potenciales y sus consecuencias puede provocar que el plan sea incompleto o ineficaz.
- No estimar correctamente la probabilidad y el impacto de cada riesgo puede llevar a subestimar o sobreestimar su importancia y prioridad.
- No establecer objetivos claros y realistas es posible que genere confusión o frustración en el equipo de trabajo.
- No definir estrategias y acciones adecuadas para cada riesgo puede resultar en medidas insuficientes o inapropiadas.
- No asignar los recursos necesarios para ejecutar el plan puede causar demoras, desperdicios o falta de coordinación.
- No comunicar el plan a todas las partes implicadas puede generar desinformación, desconfianza o resistencia al cambio.
- No revisar y actualizar lo acordado periódicamente puede hacer que el plan quede obsoleto o desactualizado.
Prioridades en el plan de contingencias de la reforma
En el caso de una reforma, un plan de contingencias debe tener en cuenta los posibles riesgos que puedan surgir durante la ejecución de las obras, tanto para los trabajadores como para los clientes, proveedores, vecinos y medio ambiente.
Las prioridades de estos planes pueden variar según el tipo, la magnitud y la ubicación de la obra, pero en general se pueden agrupar en las siguientes categorías:
- Protección: Se refiere a las medidas que se adoptan para evitar o minimizar la probabilidad de que ocurran los riesgos identificados. Por ejemplo, el uso de equipos de protección individual y colectiva, la señalización adecuada, la formación e información sobre prevención de riesgos laborales, el cumplimiento de la normativa vigente, etc.
- Detección: Se refiere a las medidas que se implementan para identificar y evaluar los riesgos que puedan surgir durante la reforma, así como para comunicarlos a las personas responsables. Por ejemplo, el establecimiento de protocolos de inspección y control, la elaboración de informes periódicos, etc.
- Recuperabilidad: Se refiere a las medidas que se aplican para restablecer la situación normal en caso de que se produzca algún incidente o accidente durante la reforma. Por ejemplo, el diseño de planes de emergencia y evacuación, la asignación de roles y responsabilidades, la disponibilidad de recursos materiales y humanos, etc.